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郵件考驗我們的責任心
瀏覽:4517次 發布日期:2016-01-15

  電子郵件作為我們日常溝通的重要工具之一,其優缺點也是一目了然:鍵盤書寫,編輯方便;無紙化辦公,綠色節能;群發便捷、信息量大;異地接收,方便閱讀……但是,如果收(發)件人責任心缺失,也會給我們的工作帶來諸多的困擾,以下情況你是否碰到過?

  時效性差——當郵件石沉大海,苦等無音訊,尤其收件人還是公司領導時,敢怒而不敢言……這種情況比較常見,為了提高工作效率,作為收件人,都應該及時的予以反饋,如果郵件回復內容還不確定,也及時告知發件者,為何延遲,何時可以反饋,表明你已經看到了郵件,讓發件者不用一直苦苦等待。

  回復簡單——我們經常會收到這樣的郵件回復:“同意!”其信息量太少,或者回復模棱兩可,讓下屬或其他部門不知所然,還需要胡亂揣測其意圖,對于具體事項也不知妥善處理。高效的郵件,應該是針對問題點,清晰地給出明確的回復意見,方便相關部門或同事對于問題的解決。

  內容雜亂冗長——大家的日常工作都很忙,有時會收到篇幅超長,內容模糊,雜亂無章的電子郵件,讓收件者煩惱不已,沒有看下去的欲望。因此,郵件書寫盡量做到條理清晰,用詞準確,精煉簡潔,直指事實,提高彼此的工作效率。

  群發及保密性——工作中的往來郵件常常涉及到很多部門及個人,發送時,需要抄送或密送的,就要一個不漏。回復時,不能盲目的一鍵式“全部回復”,如果給不相關的人也發送了,輕者會讓他人摸不著頭腦,增加“垃圾郵件”的數量;重者如果涉及到重要商業報價、薪酬信息、個人隱私等,信息泄露的后果是非常嚴重的。

  細節及禮儀——一封完整的郵件,應該有明確的稱呼及落款,郵箱本身可以自動設置。另外,作為企業溝通,郵件模板應做到格式統一,主題明確,日期、簽名等信息需要準確無誤,無需使用花里胡哨的“個性”信紙,應該讓你的郵件盡顯專業和規范。

  綜上所述,正確規范的使用電子郵件非常重要,讓e-mail成為我們高效辦公的助手之一!(鐘娟娟)


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